پاورپوینت ارائه راهبری اسناد الکترونیک

توضیحات

عنوان: ارائه راهبری اسناد الکترونیک

• مقدمه
• تعریف و مفاهیم
• خصوصیات اسناد الکترونیکی
• چرخه ی حیات اسناد
• سیستم نگهداری اسناد الکترونیکی
• مدیریت اسناد الکترونیکی
• مزایا و معایب الکترونیکی کردن اسناد

مقدمه

اطلاعات کالایی فناپذیراست. در هیچ زمانی نگهداری از حافظه ثب شده بشری برای جامعه این همه دشواری به همراه نداشته است. ظهور فناوری های دیجیتال و استفاده روزافزون و پیچیده از آنها در سازمان های جدید تأثیر چشمگیری در ماهیت، اهمیت و حفظ «سند » داشته است.

با ظهور فناوری های جدید، تعداد اسنادی که به شکل الکترونیکی تولید می شوند افزایش یافته است و این امر وابستگی شدید سازمان ها را به این فناوری ها به دنبال داشته است، به نحوی که امروزه تمام ادارات و سازمان های دولتی و خصوصی، به طور روزانه و مستمر برای انجام فعالیت هایشان، اسنادی را به شکل الکترونیکی تهیه، تولید یا دریافت می کنند. بنابراین با توجه به افزایش حجم اسناد الکترونیکی، مسائل مربوط به سازمان دهی، حفظ و نگهداری، پردازش و مدیریت آنها به عنوان مسئله ای مهم مطرح می شود.

تعریف و مفاهیم

سندهای الکترونیک اسنادی هستند که از طریق واسطه های الکترونیکی ایجاد می‌شوند. در واقع مجموعه‌ای از اطلاعات هستند که روی یک وسیله جانبی مثل دیسکت ذخیره می‌شوند. اسناد دیجیتال ممکن است به دو صورت تهیه شده باشند:

• از ابتدا به کمک رایانه ایجاد شده اند و یا
• بعدا به نوع دیجیتال درآمده اند.
• باید گفت اسناد الکترونیکی مانند اسناد سنتی هستند اما تفاوت‌هایی با آنها دارند.به عنوان مثال فقط در قالب الکترونیکی تولید یا منتقل می شوند و با عنوانی مشخص ومنظم به صورت الکترونیکی نگهداری و توزیع می شوند.

خصوصیات اسناد الکترونیکی

• اسناد الكترونیكی دارای سه خصوصیت هستند.
  • محتوا (content )
  • شكل یا زمینه (context )
  • ساختار (structure )

محتوا: چیزی است كه اطلاعات را منتقل می كند مثل : متن ، داده ، نشانه ها، اعداد ، عكسها ، صدا و تصویر.

شكل یا زمینه: عبارت از سابقه اطلاعاتی كه درك از محیط تكنیكی و كاری مرتبط با سند را افزایش می دهد .مثل: ابرداده، كاربرد نرم افزار، مدلهای منطقی كار، و یا  منشأ ها مثل آدرس، عنوان، ارتباط با هدف یا فعالیت، سازمان، برنامه یا بخش.

ساختار: پیدایش و نظم محتوای سند را ساختار می گویند مثل ارتباط بین فایل ها، موضوعات، زبان، نوع قلم، سایز قلم، صفحه بندی و دیگر روش های اصلاح متن.

سیستم نگهداری

• اموال و دارائیهای فیزیکی مانند ساختمان ها و یا اتاق های خاص مانند اتاق سرورها و یا تجهیزات ارتباطی، تجهیزات سخت افزاری مانند کامپیوترها، تجهیزات شبکه و ارتباطات نرم افزاری مانند فایل ها، برنامه های کاربردی، سیستم های عامل، لوازم خدماتی مانند ساختار کابل کشی شبکه، سیستم تلفن، برق و تهویه.
• از ورود کلیه تجهیرات ذخیره اطلاعات و تصویربرداری توسط افراد فاقد صلاحیت به اتاق محل اسکن و بایگانی جلوگیری گردد.
• وجود یک تیم پشتیبانی سخت افزاری و نرم افزاری داخلی و همچنین تست سیستمها و تجهیزات مربوطه پیش از قرار گرفتن در محیط عملیاتی از طریق دفاتر فناوری اطلاعات و یا بستن قرارداد پشتیبانی با شرکتهای تخصصی ذیصلاح ضروری است.

توجه:

• برای دانلود فایل  پاورپوینت ارتباط و ارسال فرمان به کامپیوتر از طریق اشاره دست لطفا اقدام به خرید فرمایید.
• پس از خرید بلافاصله لینک دانلود فایل برای شما ایمیل خواهد شد.