توضیحات
عنوان: آغاز کار و حصول توافق بر روی فرایند برنامه ریزی استراتژیک
- مقدمه
- کانون توجه برنامه ریزی و نتایج مورد نظر
- مزایا
- توسعه توافقات اولیه
- این فرایند مربوط به چه کسانی است و چه افرادی را درگیر خواهد کرد
- چگونگی یافتن افراد واجد شرایط
- برگزاری جلسات توجیهی
- میزان اجماع اولیه
- محتوای توافق اولیه
- رهنمودهای فرآیند
- طرح کلی فرایند برنامه ریزی استراتژیک در انجمن حفاظت از محیط زیست
- طرح کلی فرایند برنامه ریزی استراتژیک در یک سازمان بزرگ خدمات انسانی
- از فرآیند انتظارات واقع بینانه داشته باشید
مقدمه
هدف از انجام مرحله ی اول چرخه ی تغییر استراتژیک، حصول یک توافق اولیه در میان تصمیم گیران کلیدی داخلی یا رهبران فکری در مورد برنامه ریزی استراتژیک و مراحل اصلی آن است.
این کار معطوف به نوعی «طرح ریزی برای برنامه ریزی» است و مسیر ایجاد ارزش عمومی را در سازمان نشان می دهد.
چنانچه بخواهیم تلاش های سازمان در این راه قرین موفقیت گردد، حمایت و تعهد تصمیم گیران کلیدی حیاتی است. در این میان اهمیت مشارکت آن ها در مراحل اولیه فرایند ضرورتی دوچندان دارد.
هر برنامه ریزی استراتژیک مانند یک نمایش دارای بخش های اصلی و فرعی، هنرپیشه، صحنه و نیز آغاز و پایان است (منگهام و اورینگتون، 1987). تصمیم گیران کلیدی تنها کسانی هستند که به اطلاعات و منابع مورد نیاز برای توسعه ی موثر و هدایت چنین نمایشی دسترسی دارند. ولی بر خلاف نمایشنامه های مدون و مکتوب، چگونگی پایان این نمایش بر هیچ کس آشکار نیست. پایان کار با توجه به میزان سنجیدگی برنامه ریزی و عملکرد، پدیدار خواهد شد. در واقع مدیریت استراتژیک، هنر توازن میان تفکر و عمل، کنترل و یادگیری، ثبات و تغییر است (مینتزبرگ، آلستراند و لمپل، 1998).
کانون توجه برنامه ریزی و نتایج مورد نظر
عبور از مرحله ی اول، توافق بر روی مسایل زیادی را در پی خواهد داشت از جمله:
1- هدف و لزوم برنامه ریزی استراتژیک
2- سازمان ها، واحد ها، گروه ها یا اشخاصی مشارکت کننده و شیوه مشارکت هریک از آن ها
3- مراحل بعدی فرایند
4- طراحی و زمان بندی گزارشات
به عنوان یک قانون کلی میتوان گفت، تلاش های برنامه ریزی باید بر روی آن بخش از سازمان متمرکز شود که به وسیله ی تصمیم گیران کلیدی علاقمند به برنامه ریزی استراتژیک، کنترل و نظارت شده یا به صورت کامل تحت تاثیر قرار می گیرند.
همچنین توافقات اولیه باید موجب شفاف کردن مفروضات ابتدایی فرایند شوند.
فرایند دستیابی به توافق اولیه، به ظاهر ساده ولی در عمل بسیار پیچیده و دشوار بوده و معمولا شامل مراحل ذیل است:
1- انجام مراحل مقدماتی فرایند
2- معرفی مفهوم برنامه ریزی استراتژیک
3- توسعه ی مفهوم برنامه ریزی استراتژیک در عمل
4- اندیشدن درباره فعالیت های اجرایی فرایند
5- ایجاد تعهد به برنامه ریزی استراتژیک
6- دستیابی به یک توافق واقعی
هر چه تعداد مشارکت کنندگان بیشتر باشد این فرایند وقت بیشتری می طلبد و ایجاد توافق پیچیده تر خواهد شد. لکن حصول یک سری توافقات پیش از آغاز رسمی فرایند برنامه ریزی استراتژیک لازم است.
مزایا
حصول و توافقات اولیه مزایای فراوانی دارد.
اولین فایده ی آن، شناسانده شدن اهداف و ارزش های برنامه ریزی استراتژیک به صورت وسیع به طرف های موثر به منظور ایجاد مشروعیت و جلب حمایت وسیع کلیه افراد سازمان خواهد بود. حمایت فراگیر، هرگونه شک و شبهه را در مورد مطامع شخصی و بازی قدرت گروه های سیاسی در برنامه ریزی استراتژیک را از بین می برد. به علاوه حمایت و مشارکت وسیع کلیه کارکنان، نوعی امنیت روانی را برای جلوگیری از تنش های کاری و هراس از تغییر به همراه دارد (اسکین، 1997)
فایده ی دوم آن است که با حصول توافقات اولیه به شیوه ای منظقی، تعریف شبکه های کاری و فرایندهای حفط آن تسهیل می شود. یک شبکه ی مناسب کاری، ذینفعان را به سوی اتخاذ شیوه های بیطرفانه در مورد رویه های تصمیم گیری و تصمیمات اخذ شده سوق می دهد (ادن و آکرمن، 1998).
حصول و توافقات اولیه مزایای فراوانی دارد.
فایده ی سوم این که، دستیابی به یک توافق اولیه مناسب، موجب شفاف سازی گام های بعدی فرایند برنامه ریزی استراتژیک خواهد شد. توالی فرایند باید منطقی و عقلانی بودن رویه های آتی را به ذینفعان القا کند. بنا به نظرات ادن و آکرمان (1998) عقلایی و منطقی بودن رویه ها به این معنی است که «شیوه های استفاده شده برای خلق استراتژی، به سوی جهتی خاص همگرا بوده و هر گام در فرآیند با مراحل قبلی و بعدی ارتباط معناداری داشته باشد.»
فایده ی چهارم این که توافقات اولیه مشخص می کند که چه بخش هایی از الزامات فعلی سازمان به عنوان اصول اجتناب ناپذیر در تصمیم گیری های آتی در نظر گرفته خواهند شد. به عناون مثال، ممکن است در ابتدای کار، تعهدات قانونی، نیروی انسانی موجود، ساختار سازمانی، ماموریت، شیوه ی تخصیص منابع، شرح وظایف یا فرهنگ سازمانی به عناون اصول تغییر ناپذیر در نظر گرفته شود. تعیین کردن اصول و عوامل قابل قبول فعلی برای پیشبرد فرایند و جلب مشارکت ذینفعان بسیار مهم است.
حصول و توافقات اولیه مزایای فراوانی دارد.
فایده ی پنجم این که، توافقات اولیه در صورتی که به درستی هدایت شوند، ساز و کارهای اجرای فرایند را تعیین می کنند. به عنوان مثال می توانند برای پیش گیری از ضربه های احتمالی، دریافت مشورت، انجام مذاکره و حل تعارضات بین واحد ها، مقدمه ای برای تشکیل کمیته ی هماهنگی باشند. علاوه بر این ساز و کارهای مربوطه را در حین انجام کار عارضه یابی کرده و اشکالات اجرایی را از بین می برد.
فایده ی ششم این که توافقات اولیه ی مناسب، فراهم شدن منابع لازم برای فرایند برنامه ریزی را تضمین می کند. به طور کلی منابع مالی، و مهم تر از آن وقت و توجه تصمیم گیران کلیدی پیش نیازهای اصلی برای ادامه کار هستند. علاوه بر این، وقت کارمندان نیز برای جمع آوری اطلاعات و انجام پشتیبانی های لازم اداری، مورد نیاز است.
حصول و توافقات اولیه مزایای فراوانی دارد.
فایده ی هفتم این که، یک توافق خوب، آمادگی لازم را برای تغییرات عمده در سازمان ایجاد می کند. به عنوان مثال، چنانچه پیشگامان برنامه ریزی به جای دستیابی به مجموعه ای از موفقیت های کوچک، در صدد کسب یک پیروزی بزرگ باشند، اساس کار باید در توافقات اولیه شکل گیرد. ممکن است دستیابی به یک پیروزی بزرگ مستلزم تغییر چارچوب مفهومی در استراتژی کنونی، اهداف، چشم انداز موفقیت، فناوری های اصلی، ائتلاف های حاکم و … باشد. لازمه ی این کار به کارگیری افرادی خارج از کمیته یا گروه برنامه ریزی است.
سرانجام فایده ی هشتم این توافقات آن است که میزان حمایت سیاسی تصمیم گیران کلیدی یا رهبران فکری را در کلیه سطوح سازمانی مشخص کرده و به حفظ حمایت های مذکور در طول فرایند کمک می کند. برای موثر واقع شدن برنامه ریزی استراتژیک باید یک ائتلاف همگانی میان کلیه طرف های موثر شکل گیرد، این ائتلاف باید به اندازه ی کافی بزرگ و قدرتمند باشد که استراتژی هایی را تدوین و اجرا نموده و به مسائل و موضوعات استراتژیک به صورتی موثر، رسیدگی کند.
توسعه توافقات اولیه
تا اینجا اهداف، نتایج مطلوب و مزایای این مرحله از چرخه تغییر استراتژی را بررسی کردیم. در اینجا سایر جنبه های فرایند ایجاد یک توافق اولیه را مرور خواهیم کرد
این فرایند مربوط به چه کسانی است و چه افرادی را درگیر خواهد کرد؟
بدیهی است گروه ها یا افرادی باید فرایند برنامه ریزی استراتژیک را آغاز و رهبری نمایند. این افراد یا گروه ها فرایند تصمیمات اولیه را در مورد کانون تمرکز و افراد درگیر، اتخاذ می کنند. چنانچه فرایند، کل سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد، مشارکت تصمیمی گیران کلیدی سازمان و در مواردی نمایندگان ذینفعان خارجی ضروری خواهد بود.
توجه:
- برای دانلود فایل پاورپوینت لطفا اقدام به خرید فرمایید.
- پس از خرید بلافاصله لینک دانلود فایل برای شما ایمیل خواهد شد.
سفارش پاورپوینت دلخواه
به منظور سفارش پاورپوینت با جزئیات دلخواه خود بر روی کلید زیر کلیک نمایید.
دیدگاهها
هیچ دیدگاهی برای این محصول نوشته نشده است.